会計報告書とは?必要性と書き方を解説-無料テンプレート紹介-

2020年11月13日

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「会計報告書を書きたいが、言葉の定義や書き方が分からない」とお悩みの方は、多いのではないだろうか?

本記事では、会計報告書の必要性と書き方を分かりやすく解説する。加えて、会計報告の言葉の定義や会計報告書を用いる場面、内容、書き方、完成イメージ、決算報告書との違いも把握いただけるだろう。

ぜひ無料テンプレートや、クラウド会計ソフトを利用して、効率的に会計報告書を作成していただきたい。

会計報告とは?

「会計報告書」には、様々な意味合いが含まれる。そのため、一般的な意味や厳密な狭義で用いる意味は、少し異なる。

では、「会計報告」とは何を意味するのだろうか?

「会計」とは、企業や組織・国・家族など特定の活動単位が、その活動内容について金額として記録し、報告する全般を指す。特定の活動単位は会計主体と呼ばれ、「簿記」の技術を用いた記録が一般的だ。

つまり、「会計報告」は記録に基づき、活動内容に関して誰かに「報告」することを指す。

会計報告書を用いる場面はどんな時?

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会計報告書を用いる代表的な場面は、町内会や自治会ならびに学校のPTAである。

町内会や自治会は、特定の範囲の地域の住人が協力して作る任意の団体だ。団体は住人がより快適に、不自由のない生活を送ることを目的とする。

主な活動は、街の清掃活動や防災訓練、お祭りなどのイベント運営が多く見受けられる。各町内会や自治会により、活動内容は異なる。

しかし、いずれの町内会や自治会も、活動内容に要した支出を含めた会計報告書の作成が欠かせない。
参加する住人たちの会費や寄附金、交付金を元に活動するからである。

学校のPTA活動も、会計報告書が必要である。

PTAとは、子供の健全な成長を目的として、保護者や教師を中心に作るグループだ。PTAにより活動内容は違いますが、一般的に、主に運動会や文化祭などの学校行事やパトロール活動、校内広報等を行う。

PTAも、所属する保護者からの会費を元に活動するため、活動に要した収支の報告が必須だ。上記のような町内会や自治会、PTAを始め、特定の目的を持って活動する団体は会計報告書が必要と考えよう。

会計報告により、活動内容に沿った収支管理の把握や、継続的で適切な活動の推進が可能になるからである。

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会計報告書の内容

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会計報告を行う際に使用する書類が、「会計報告書」だ。つまり「会計報告書」に活動内容を金額に換算して、記録にまとめて「会計報告」を行うのである。

「会計報告」では、お金の価値により、活動内容を表す。活動記録は、会計主体が取引を行うと金銭のやり取りが発生するため、金銭などの財産の動きとして表すためだ。

会計報告書の必要性

収支や保有財産の状況を共有し、組織の将来を決定できるため、会計報告書は大切だ。 組織の規模に関わらず、活動の継続には経費がかかる。

そして、通常経費は構成員の会費などにより分担されている。 また一定期間活動を継続すれば、一般的には手元に現金などが残る。

もしくは活動に必要な備品などの資産を取得することもあるだろう。 各構成員は、自身の支払い金額は把握していますが、使用用途や組織全体の収支、保有財産の現状は分からない。

実態が不明だと、構成員の不信感やモチベーションの低下につながり、やがて組織としての求心力を失う可能性がある。

そのため、組織全体での収入や使用用途、保有財産の情報を共有することで、円滑な組織運営を図るべきであろう。 情報の開示・共有は、最も重要な基本姿勢だ。

収支や保有財産の状況の共有後は、情報を元に今後の組織運営について協議するだろう。 通常、会計報告は年に1度の年次総会と合わせて行われる。

そして一般的には会長以下の幹部や事務局が提出した素案に対して、構成員の承諾を求める。 また総会では、翌期の予算案を示す場合も多くある。予算案は翌期の組織運営を明確に、数値で客観的に表す。

そのため、今までの活動を根拠として数値で客観的に示し、構成員の納得を得る必要がある。なお総会では、基本的に全構成員が集まるか、委任状の採択によって、組織全体の意思が決定する。 単発のプロジェクトの場合は、組織の解散に伴い、財産の処分方法の議論が必要になる。

決算報告書との違い

「誰が」「誰に」報告するかに応じて会計報告を分類した際に、大規模組織で用いる会計報告の書類を、特に「決算報告書」と呼ぶ。

適用される法律により呼称は異なるが、「財務諸表」や「計算書類」などは、「決算報告書」である。

決算報告書は、企業が年間の収支を、外部向けに報告する書類と言えるだろう。 対して、一般的概念での「会計報告書」は、小規模組織で用いる簡便的な書類を指す。

会計報告書は、コミュニティ団体が年度の収支について、構成員と共有するための書類と、捉えて良いだろう。

会計報告の書き方

ここでは、会計報告書の書き方について説明する。会計報告書に記載する10項目と、会計報告書の完成イメージを確認しよう。

10個の記載項目

基本的に、会計報告書には下記の10項目を記載してほしい。

・一般会計
基本となる会計を指し、組織の支出と収入を記載する。

・特別会計
たとえば大きなイベントなどの扱う金額が大きい場合に、一般会計とは分けて記載する会計区分だ。

・勘定項目
収入では会費や補助金、支出では消耗品費や通信費など、お金の使用用途を記載しよう。

・摘要
勘定項目の記載内容を、より具体的に示すのが摘要だ。
たとえば消耗品費であれば文具・コピー代・写真代、通信費であれば電話料金・郵送費などと、記す。

・比較増減
予算額と決算額の差額を記載する。

・合計
収入と支出を分けて、それぞれの予算額と決算額、比較増減の合計額を計算する。 次年度繰越金は支出と見なすため、収入と支出は常に同じ金額になる。

・前年度繰越金
前年度から引き継がれた金額を指す。
前年度の収支計算書の「次年度繰越金」と一致する。

・次年度繰越金
前年度繰越金と今年度の収入の合計から、今年度の支出を差し引いた金額である。
来年度の「前年度繰越金」となるお金だ。

・予備費
予算を立てる段階では想定していなかった支出に金額である。

・監査報告の監事署名
会計報告の前に、団体の感じが帳簿等を用いて監査を行う。
「監査報告の監事署名」には、監査を担当した監事の氏名を記載する。

会計報告書のイメージ

・年度(会計報告期間)
会計報告の対象とする年度を、明記する。
いつからいつまでの期間に関する報告かを明確に示す。

・収入の部と支出の部
活動内容が「収入」と「支出」のいずれに該当するか、分類の記載をする。 活動団体の大まかな収入内容と支出内容の把握が、可能となる。

・収入内訳と支出内訳
各活動内容の具体的な内容を、収入と支出に分けて記載する。 収入内訳には会費や寄附金など、支出内訳には運営費や会議費などが該当するだろう。

・予算実績と差異の把握
収入内訳と支出内訳で記載した各活動についての金額を、記載する。 予算欄には活動に対して見積もった計画ベースの金額、実績欄には活動に実際かかった実績ベースの金額を示す。
そして差異金額欄には、予算と実績の間のズレを表記する。

・摘要欄
摘要欄は、収入内訳と支出内訳で記載した、各活動についてのメモ書きに利用するイメージだ。 必ず記載する必要はないが、たとえば例年発生しない項目がある際に理由を述べたり、予算実績と異常に差異が生じた際の理由を記載する。

・残高金額(繰越金額)
上記に記載した全ての活動をした後の、残り資金を把握するための場所だ。
残高金額は翌年度に繰り越され、翌年度の活動原資となる。
そのため、報告時点での状態を明確に把握することが重要である。

・署名欄
署名欄は、会計報告書の作成者とチェックの担当者を把握するための記載項目だ。
万が一活動内容や報告内容の問題が確認されれば、担当者に事情を伺うことが可能になる。
よって、署名欄は日付と共に記入しておく。

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会計報告書は無料テンプレートを用いると便利

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参照元:https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/template/result.aspx?id=13249

会計報告書は、自身でExcelを使用して作成することもできる。しかし、会計報告書の作成には、テンプレートやクラウド会計ソフトを用いると便利だ。

たとえば、Microsoft社が提供するテンプレートは利用しやすい作りになっている。詳細は、下記のリンクにてご確認いただける。
会計報告書 (町内会・自治会) – 無料テンプレート公開中 – 楽しもう Office

町内会や自治会を想定したテンプレートだが、記載項目を変更して金額を入力すると、簡単に会計報告書を作成できる。しかも無料でお使いいただけるので、ぜひお試しいただきたい。

クラウド会計ソフト利用活用しよう

会計報告書の作成には、クラウド会計ソフトの利用が最もおすすめだ。なぜなら、簿記の知識がなくても安心かつ効率的に会計の管理が可能となるからである。

さらに、無料で利用できるソフトもあり、税務申告も同じソフトで完結可能だ。会計ソフトに関しては、以下の記事もぜひ参考にしていただきたい。

まとめ

会計報告書の必要性と書き方の説明を、無料テンプレート付きで解説した。計報告書を用いる場面や内容、書き方、完成イメージ、決算報告書との違いをお分かりいただけただろうか?

ぜひ無料テンプレートやクラウド会計ソフトを利用して、効率的に会計報告書を作成しよう。

スムーズに行う場合は、最速の会計ソフト「10book」がおすすめだ。最小コストで帳簿の作成、決算書の作成、月次損益レポートの作成など、バックオフィス作業を効率化できる。

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2020年11月13日税務サポート

Posted by taxtech-editor