【源泉徴収票の作成方法】押さえるべきポイントを解説！
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貴方は様々な仕事をこなす中で、源泉徴収票というのを目にしたことはないだろうか。源泉徴収となるとその時支払われる金額が少し減ってしまうため、敬遠している人もいるかもしれない。
しかし、いざという時に源泉徴収票について知っておかないと苦労する可能性がある。法人や個人を問わず源泉徴収票を必要とするケースは多いため、源泉徴収票とはどんなものなのかを把握しておくと。クライアントとのやり取りがよりスムーズになるだろう。
源泉徴収票は支払調書とは違う他、作成方法も様々だ。この記事を読むことで、源泉徴収とは何か、源泉徴収票を作成する時のポイントや作成方法などが分かる。それでは、源泉徴収票の作成方法等についてご説明していこう。
これから源泉徴収票を作成する必要性がある人、いざという時のために作成しておきたい人は是非とも最後まで読んでみよう。
この記事を読むメリット
・源泉徴収票の作成に関わるポイントを抑え、作成方法の最適解を判断できる
目次
源泉徴収票とは？
源泉徴収票とは、いわばいくら所得税を前払いしているのかが分かる書類のようなものだと思って良いだろう。正確には、年間で会社から支払われた給与やボーナス、手当の合計金額から、いくら所得税を納税したのかが分かる書類だ。
給与からあらかじめ所得税を差し引く源泉徴収が行われたことを文面で証明する源泉徴収票を作成しておくことで、本来個人個人で納税するべき所得税の納税し忘れや手間を省くことができるのが企業側のメリットである。
会社員は基本的に企業側が自動的に源泉徴収票を作成して代わりに所得税を納税してくれているので、自分で所得税を計算する必要性がない。また、源泉徴収票は確定申告する時や転職する時、収入の証明が必要な時に必要である。
源泉徴収票を作成する前に抑えるべき3つのポイント
源泉徴収票を作成する時には、以下の3つのポイントを抑える必要性がある。
- 源泉徴収票の作成義務者は給料の支払者
- 源泉徴収簿を用意すると源泉徴収票の作成がスムーズに
- 源泉徴収票と支払調書の違い
以上のポイントを抑えることで、これからの源泉徴収がグッと枠になるだろう。それでは、源泉徴収票を作成する時のポイントについて解説する。
源泉徴収票の作成義務者は給料の支払者
源泉徴収票は社員が支払うのではなく、給料を支払う人に作成の義務がある。作成する源泉徴収票は計4枚あり、以下の書類が必要だ。
- 受給者交付用の1枚
- 税務署提出用の1枚
- 市区町村提出用の2枚
受給者交付用は社員に渡されるもので、税務署提出用は企業を管轄する税務署に提出するために必要だ。市区町村提出用は社員が住む市区町村に提出するために必要である。
源泉徴収簿を用意すると源泉徴収票の作成がスムーズに
源泉徴収票を作成する時、先に源泉徴収簿を用意しておくと源泉徴収票の作成がスムーズになることを覚えておこう。
源泉徴収簿とは、社員一人一人の毎月の給料支払い額や減s年徴収額、扶養親族などの様々な情報をまとめた帳簿だ。
源泉徴収簿があれば、源泉徴収票を作成する際にいちいち情報を取りまとめる必要がないのでスムーズな作成が可能になる。社員が多い企業ほど作成しておいた方が良い帳簿だと言えるだろう。
おまけに源泉徴収簿は提出する必要性も交付する必要性もないから、ずっと保管しておけるのも大変ありがたい。
源泉徴収票と支払調書の違い
源泉徴収票と支払調書の違いは以下の通りだ。
| 源泉徴収票 | 支払調書 | |
|---|---|---|
| 作成対象 | アルバイトを含む社員に何らかの形でお金を支払った時 | 個人事業主や法人が一定の条件を満たしたときに報酬、料金、契約金、賞金を支払った時 |
| 受給者への交付 | 交付義務がある | 交付義務はない |
源泉徴収票と支払調書の違いは以上の通りだが、税務署の提出義務は必ずある。マイナンバーも税務署に提出する書類にはマイナンバーや法人番号を記載しなければならない。
また、受給者の交付用の書類にマイナンバーや法人番号を記載できないところも共通している。
源泉徴収票の作成方法
これから源泉徴収票を作成するにあたって、以下の作成方法がある。
- エクセル
- e-Tax
- 会計ソフト
- 代行サービス
以上の方法で自分が作成しやすい方法で源泉徴収票を作成するのがおすすめだ。それでは、以上の作成方法について解説しよう。
エクセルで作成
エクセルで源泉徴収票を作成する場合、国税庁が無料で源泉徴収票が作成できるテンプレートのフォーマットを利用するのがおすすめだ。
従業員の人数が中規模程度であれば、エクセルで作成するのに十分な使いやすさを確保できるのがポイントである。
ただ、無料で利用できる分、算出される総額などが正確なものなのか改めて確かめる必要性があるだろう。最新の税制に対応しているかどうかも分からないので、エクセルで作成する場合は最終確認が必須だ。
e-Taxを利用
e-Taxを利用する場合、国税庁が配布しているシステムをダウンロードして作成することになる。e-Taxで作成した源泉徴収票はメールで全従業員に手軽に配布することが可能だ。
さらに、税務署に直接行かなくてもその場で全従業員の源泉徴収票が提出できるのが最大のメリットだ。e-Taxを利用するなら、事前に利用者識別番号と電子証明書を取得する必要性があるので注意しよう。
会計ソフトを利用
導入するにあたってコストがかかるものの、給与計算をさらにスムーズに進める会計ソフトを導入するのもおすすめだ。会計ソフトは源泉徴収票以外にも勤怠管理など様々な場面で役立つ機能が揃っている。
源泉徴収票を作成するにあたって起こりやすい計算ミスを無くし、スムーズに源泉徴収票を作成できる。会計ソフトによって様々な違いがあるため、従業員数に合わせて会計ソフトを導入しよう。
https://taxtech.co.jp/tax/free-accounting-software/代行サービスを利用する
年末調整に慣れていない場合は、代行サービスを利用するのも手だ。
自分で期限に追われるよりも、税理士などの専門家などに依頼した方がスムーズに源泉徴収票が用意できるだろう。
経理業務のアウトソースに関して、より詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしていただきたい。
源泉徴収票の作成時期・タイミング
源泉徴収票を作成する時期は、基本的に年末調整の時期から翌年の1月31日までだ。確定申告などに必要になることから確定申告等を行うまでに間に合えばいいと思うかもしれないが、それは全くの勘違いである。
源泉徴収票の提出期限は翌年の1月31日までとなっているため、12月に支払う給料が確定してから1月あまりしか余裕がないのだ。年末調整を行ってからでないと源泉徴収票が作成できないので、12月分の給料の支払いが完了したら早々に年末調整を終わらせて源泉徴収票を作成してほしい。
ただし、退職者の源泉徴収票に関しては、本人が退職したその日から1ヶ月以内に作成して交付しなければならないので注意しよう。
なお、源泉徴収票の再発行に関しては、以下の記事にまとめているので参考にしていただきたい。
まとめ
源泉徴収票は確定申告などとは違い、12月分の給与支払いが完了してから年末調整を行ったらすぐに翌年の1月31日までに提出しなければならない。
作成に慣れている人ならともかく、慣れていない人は作成に大慌てで対応するのではないだろうか。
源泉徴収票はエクセルや会計ソフト、e-Tax、代行サービスを利用すれば簡単に作成できるのがポイントだ。期限内に間に合わせるためにも、これらの方法で早々に源泉徴収票を作成するのがおすすめである。